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Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Weitgehend unbemerkt hat der Gesetzgeber die Vorschriften, welche bisher schon für Geschäftsbriefe im weitesten Sinne des HGB galten, geändert. Mit Wirkung zum 01.01.2007 wurden diese Vorschriften auf E-Mails erweitert. Dem Begriff "Geschäftsbriefe" wurde jeweils der Hinweis "gleichviel welcher Form" angehängt (vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG) und damit deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche eMail-Korrespondenz aufgenommen werden müssen.

Die entsprechenden Vorschriften lauten nunmehr wie folgt:

§ 37a HGB Notwendige Angaben auf Geschäftsbriefen (gültig ab 01.01.2007), geändert durch Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Un-ternehmensregister (EHUG) vom 10.11.2006 (BGBl I S. 2553)

(1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. 2 Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.

(4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. 2 § 14 Satz 2 gilt entsprechend.

§ 35a GmbHG Geschäftsbriefe; Bestellscheine (gültig ab 01.01.2007)] geändert durch Ge-setz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unterneh-mensregister (EHUG) vom 10.11.2006 (BGBl I S. 2553)

(1) Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 Satz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. 2 Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.

(4) Auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die von einer Zweigniederlassung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz im Ausland verwendet werden, müssen das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im übrigen gelten die Vorschriften der Absätze 1 bis 3, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht. Befindet sich die ausländische Gesellschaft in Liquidation, so sind auch diese Tatsache sowie alle Liquidatoren anzugeben.

§ 80 AktG Angaben auf Geschäftsbriefen - gültig ab 01.01.2007

(1) Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Falle das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 Satz 1 und 2 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. 2 Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.

(4) Auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die von einer Zweigniederlassung einer Aktiengesellschaft mit Sitz im Ausland verwendet werden, müssen das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im übrigen gelten die Vorschriften der Absätze 1 bis 3, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht. Befindet sich die ausländische Gesellschaft in Abwicklung, so sind auch diese Tatsache sowie alle Abwickler anzugeben.

Somit ist nunmehr z.B. eine GmbH verpflichtet, in Ihren E-Mails ab dem 01.01.2007 u. a. folgende Angaben einzufügen:

- Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft;

- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft;

- die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;

- alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Dieses betrifft auch eine eventuell vorhandene E-Mail-Signatur.

Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften besteht die Gefahr, dass ein Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber und/oder von auf Abmahnungen spezialisierte Anwaltskanzleien oder von Abmahnvereinen kostenpflichtig abgemahnt wird.

Derzeit laufen zwar Bemühungen der Bundesregierung, das Unwesen dieser schwarzen Schafe der Anwaltszunft einzudämmen, aber bis dieses Vorhaben umgesetzt wird, bleibt nur die sorgfältige Gestaltung der Briefvorlagen in Ihrem E-Mail-Programm vorzunehmen.

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